Vedení administrativy a právní podpora
Administrativa, účetnictví, daně, personalistika – tyto oblasti jsou nezbytné pro fungování každého e-shopu, ale přímo negenerují prodeje. Přesto jejich špatné zvládnutí může vést k pokutám, problémům s úřady a ztrátě cenného času, který byste mohli věnovat rozvoji byznysu.
V Dataplexu vám vezmeme administrativní zátěž z ramen. Náš tým zkušených účetních, daňových poradců, personalistů a právníků zajistí, aby vaše finance, daně a HR procesy fungovaly bezchybně – abyste se vy mohli soustředit na to, co vám přináší peníze.
Proč svěřit administrativu profesionálům?
✅ Úspora času – ušetříte 20-40 hodin měsíčně na administrativě
✅ Eliminace chyb – profesionální zpracování snižuje riziko pokut a penále
✅ Compliance – vždy v souladu s aktuální legislativou
✅ Flexibilita – škálujeme služby podle velikosti vašeho byznysu
✅ Nižší náklady – levnější než vlastní účetní a personalista na plný úvazek
Naše služby pro administrativu a HR
Kompletní vedení účetnictví
Poskytujeme profesionální účetní služby šité na míru potřebám e-shopů a online podnikání. Zajistíme správné účtování všech obchodních případů od nákupu zboží přes prodeje až po mzdy.
Naše účetní služby zahrnují:
- Vedení podvojného účetnictví – kompletní účetní agendu podle zákona o účetnictví
- Daňovou evidenci – zjednodušené účetnictví pro menší podnikatele (OSVČ)
- Zpracování účetních dokladů – přijatých a vydaných faktur, výdajových dokladů, bankovních výpisů
- Účtování specifik e-commerce – marketplaces (Amazon, Mall.cz), payment gateway poplatky, affiliate provize
- Měsíční uzávěrky – uzavření měsíce, kontrola správnosti účtování
- Roční účetní závěrku – rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha účetní závěrky
- Konsolidace – pro firmy s více subjekty nebo zahraniční dceřinnými společnostmi
- Inventury – metodická podpora při provádění inventur zásob a majetku
- Controlling a finanční analýzy – sledování rentability, marží, cash flow
Benefit pro váš byznys: Profesionální účetnictví eliminuje riziko chyb, které by mohly vést k pokutám od finančního úřadu (5 000 – 500 000 Kč). Správně vedená účetní evidence poskytuje přesné informace pro obchodní rozhodování. Outsourcing účetnictví je typicky o 30-50% levnější než zaměstnanec na plný úvazek a máte garantovanou zastupitelnost při nemoci nebo dovolené.
Pracujeme s moderními účetními systémy jako POHODA, Money S3, ABRA Flexi, K2 a zajišťujeme automatické propojení s vaším e-shopem a bankami pro minimalizaci manuálního zadávání.
Kompletní vedení účetnictví
Daňové zákony se neustále mění a jejich znalost je klíčová pro minimalizaci daňové zátěže v rámci zákona. Postaráme se o všechny vaše daňové povinnosti včetně optimalizace.
Komplexní daňové služby:
Daň z příjmů právnických osob (DPPO):
- Zpracování daňového přiznání k DPPO
- Optimalizace daňové základny (daňově uznatelné vs. neuznatelné náklady)
- Vyčíslení záloh na daň a jejich správa
- Uplatnění slev a odpočtů
- Mezinárodní zdanění (transfer pricing, zahraniční dceřinné společnosti)
Daň z příjmů fyzických osob (DPFO):
- Daňové přiznání pro OSVČ a společníky s.r.o.
- Optimalizace příjmů (mzda vs. dividenda vs. odměna společníka)
- Uplatnění daňových odpočtů (hypotéka, životní pojištění, dary)
- Paušální výdaje vs. skutečné náklady
Daň z přidané hodnoty (DPH):
- Měsíční/čtvrtletní daňová přiznání k DPH
- Kontrolní hlášení DPH – povinné pro plátce DPH
- Registrace k DPH – posouzení, kdy se registrovat
- DPH při prodeji do EU a mimo EU (OSS, IOSS režimy)
- Reverse charge, přenesení daňové povinnosti
- Odpočet DPH na vstupu, evidence přijatých faktur
- Reverse audit – prevence chyb v DPH
Ostatní daně:
- Silniční daň – pro firemní vozidla
- Daň z nemovitostí – sklady, kanceláře, výrobní prostory
- Daň z nabytí nemovitých věcí – při koupi nemovitostí
Benefit pro váš byznys: Profesionální daňové poradenství může legálně snížit daňovou zátěž o 10-30% využitím všech dostupných nástrojů a optimalizací. Včasné podání daňových přiznání zabraňuje pokutám za opožděné podání (0,05% denně, max. 5% daně) a penále za pozdní úhradu (0,05% denně). Správné vyplnění kontrolních hlášení DPH eliminuje riziko pokut až 500 000 Kč.
Poskytujeme proaktivní daňové plánování – informujeme vás předem o daňových povinnostech a navrhujeme opatření pro optimalizaci. Zastupujeme vás při komunikaci s finančním úřadem včetně daňových kontrol.
Personalistika a HR služby
Správa lidských zdrojů zahrnuje mnohem víc než jen mzdy. Pomůžeme vám s komplexní personální agendou od náboru přes administrativu až po rozvoj zaměstnanců.
Komplexní personální služby:
Nábor a výběr zaměstnanců:
- Definice pozic – tvorba job description, požadavků na kandidáty
- Inzerce pozic – publikace na job portálech, sociálních sítích, vlastních kanálech
- Screening kandidátů – předvýběr životopisů, telefonické předshovory
- Provádění pohovorů – strukturované rozhovory, assessment centra
- Reference checking – ověření referencí od předchozích zaměstnavatelů
- Psychodiagnostika – testování osobnosti, schopností, motivace
- Onboarding – zapracování nových zaměstnanců, welcome program
Personální administrativa:
- Pracovní smlouvy – příprava a správa pracovních smluv, DPP, DPČ
- Pracovně-právní vztahy – poradenství v oblasti pracovního práva
- Evidence zaměstnanců – vedení osobních složek, dokumentace
- Docházkové systémy – správa elektronické evidence pracovní doby
- Výpovědi a rozvázání – právně korektní ukončení pracovních poměrů
- Pracovní neschopnost – agenda nemocenských, karantén
- Dovolené – plánování a evidence čerpání dovolené
Rozvoj zaměstnanců:
- Performance management – hodnocení výkonu, nastavení KPI
- Zjišťování spokojenosti zaměstnanců – anonymní průzkumy, exit interviews
- Školení a vzdělávání – organizace trainings, certifikací, kurzů
- Teambuilding – plánování a organizace teambuildingových akcí
- Benefity – návrh a správa benefitních programů (stravenky, Multisport, sick days)
- Interní komunikace – firemní newsletter, intranet, meetingy
Mystery shopping:
- Hodnocení kvality služeb – nezávislé hodnocení prodejen, zákaznické podpory
- Testování zaměstnanců – ověření znalostí produktů, dodržování standardů
- Analýza zákaznické zkušenosti – identifikace slabých míst v customer journey
- Reporty a doporučení – detailní zpětná vazba s návrhy na zlepšení
Benefit pro váš byznys: Profesionální nábor může zkrátit time-to-hire o 30-50% a snížit náklady na recruitment o 20-40%. Správná personální administrativa eliminuje riziko pokut za porušení zákoníku práce (až 2 000 000 Kč). Systematické zjišťování spokojenosti a rozvoj zaměstnanců snižuje fluktuaci o 25-40%, což šetří náklady na nábor a zaškolení nových lidí (typicky 3-6měsíčních platů za pozici).
Využíváme moderní HR nástroje a systémy pro elektronickou evidenci, automatizaci onboardingu a self-service portály pro zaměstnance.
Vedení mzdové agendy
Mzdy jsou kritickou oblastí – chyby způsobují nespokojenost zaměstnanců a problémy s úřady. Zajistíme přesné a včasné zpracování mezd včetně všech odvodů.
Kompletní mzdové služby:
- Výpočet mezd a odměn – hrubé mzdy, srážky, čisté mzdy
- Zpracování všech typů příjmů – základní mzda, prémie, bonusy, příplatky, náhrady
- Výpočet daní a odvodů – záloha na daň z příjmů, sociální a zdravotní pojištění
- Mzdové listy – elektronické i tištěné výplatní pásky pro zaměstnance
- Výplaty mezd – příkazy k úhradě pro banku, evidence vyplacených mezd
- Roční zúčtování záloh – vratky přeplatku na dani, doplatky
- Potvrzení pro zaměstnance – potvrzení o příjmu, potvrzení pro úřad práce
- Nemocenské dávky – výpočet a vyúčtování nemocenské, ošetřovného
- Mateřská a rodičovská dovolená – agenda PPM, rodičovského příspěvku
- Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) – roční hlášení pro ČSSZ
Komunikace s úřady:
- Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) – měsíční přehledy, komunikace
- Zdravotní pojišťovny – přehledy pojistného, změny zdravotních pojišťoven
- Finanční úřad – roční hlášení mezd, komunikace při kontrolách
- Zastupování při kontrolách – přítomnost při kontrolách OSSZ, ČSSZ, zdravotních pojišťoven
Benefit pro váš byznys: Chyby ve mzdách způsobují nespokojenost zaměstnanců a mohou vést k soudním sporům. Profesionální zpracování mezd eliminuje riziko pokut za nesprávné odvody (penále 0,05% denně) a opožděné platby pojistného. Outsourcing mzdové agendy je levnější než interní mzdová účetní a poskytuje garanci zastupitelnosti. Průměrná úspora je 40-60% oproti vlastnímu zaměstnanci.
Zajišťujeme striktní dodržování termínů výplat a odvodů, elektronickou komunikaci s úřady a šifrované předávání citlivých osobních údajů v souladu s GDPR.
Elektronická archivace dokumentů
Zákon vyžaduje uchovávání účetních dokladů po dobu 10 let, daňových dokladů 10 let a personálních dokumentů až 50 let. Pomůžeme vám s digitalizací a bezpečnou archivací.
Naše archivační služby:
- Digitalizace dokladů – skenování papírových dokumentů do elektronické podoby
- OCR zpracování – rozpoznání textu pro možnost vyhledávání
- Elektronická archivace – zabezpečené cloudové úložiště s redundancí
- Kategorizace dokumentů – systematické třídění podle typu a roku
- Verzování – uchování změn a historických verzí dokumentů
- Vyhledávání – rychlé nalezení dokumentu podle různých kritérií
- Přístupová práva – kontrola, kdo má přístup k jakým dokumentům
- Audit trail – evidence přístupu a změn dokumentů
- Retention policy – automatická správa lhůt pro uchovávání a likvidaci
- Zákonná compliance – v souladu s požadavky na elektronickou archivaci
Benefit pro váš byznys: Elektronická archivace šetří fyzický prostor – průměrný e-shop ušetří 5-15 m² skladového prostoru. Rychlé vyhledávání dokumentů šetří čas při kontrolách a auditu – nalezení dokumentu trvá sekundy místo minut/hodin. Zabezpečená cloudová archivace chrání před ztrátou dokumentů při požáru, povodni nebo krádeži. Úspora nákladů na fyzické skladování je typicky 60-80%.
Využíváme enterprise-grade cloudová úložiště s šifrováním, geografickou redundancí a pravidelným zálohováním. Zajišťujeme GDPR compliance pro osobní údaje v dokumentech.
Vydávání norem a směrnic
Interní předpisy jsou nezbytné pro standardizaci procesů, compliance a ochranu společnosti. Pomůžeme vám vytvořit potřebnou dokumentaci.
Jaké normy a směrnice vytvoříme:
- Organizační řád – struktura firmy, kompetence, odpovědnosti
- Pracovní řád – pravidla chování zaměstnanců, pracovní doba, bezpečnost
- Mzdový předpis – systém odměňování, složky mzdy, benefity
- Oběhové směrnice – postupy při zpracování dokumentů (faktury, objednávky)
- Směrnice k ochraně osobních údajů (GDPR) – zpracování, uchovávání, mazání
- Bezpečnostní směrnice – IT bezpečnost, přístupová práva, hesla
- Reklamační řád – postupy při řešení reklamací a stížností
- Obchodní podmínky – VOP pro e-shop, zasílání zboží, odstoupení
- Inventurní směrnice – postupy při provádění inventur
- Směrnice o archivaci – lhůty uchovávání dokumentů, způsob likvidace
Benefit pro váš byznys: Správně nastavené interní předpisy chrání firmu při pracovně-právních sporech a auditu. Obchodní podmínky v souladu se zákonem eliminují riziko pokut od ČOI (až 10 000 000 Kč). GDPR směrnice chrání před pokutami od ÚOOÚ (až 4% ročního obratu). Standardizované procesy zvyšují efektivitu a eliminují chaos při absenci klíčových osob.
Vytváříme dokumenty v souladu s aktuální legislativou (zákoník práce, občanský zákoník, GDPR, zákon o účetnictví) a best practices z oboru.
Jednání s úřady a zastupování
Komunikace s úřady je časově náročná a často stresující. Necháme vás v klidu podnikat a s úřady jednáme za vás.
Zastupování na úřadech:
Finanční úřad:
- Podávání daňových přiznání a kontrolních hlášení
- Žádosti o prodloužení lhůt, posečkání, splátkové kalendáře
- Odpovědi na výzvy finančního úřadu
- Přítomnost při daňových kontrolách
- Odvolání proti dodatečným daňovým rozhodnutím
- Registrace/zrušení plátcovství DPH
Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ):
- Registrace zaměstnavatele, změny údajů
- Podávání měsíčních přehledů o pojistném
- Komunikace při kontrolách OSSZ
- Řešení nesrovnalostí v odvodech
- Žádosti o odpuštění penále
Zdravotní pojišťovny (VZP, ČPZP, OZP a další):
- Přihlašování a odhlašování zaměstnanců
- Podávání přehledů pojistného
- Řešení změn zdravotních pojišťoven
- Komunikace při kontrolách
- Vyřizování nesrovnalostí
Úřad práce:
- Evidence zaměstnanců se zdravotním postižením
- Komunikace při kontrolách volných pracovních míst
- Podpora v nezaměstnanosti (při propouštění)
Živnostenský úřad:
- Registrace živností, změny údajů
- Ukončení živnostenského oprávnění
- Ohlášení provozoven
Benefit pro váš byznys: Ušetříte desítky hodin ročně strávených čekáním na úřadech a vyplňováním formulářů. Profesionální zastoupení minimalizuje riziko chyb, které by vedly k pokutám nebo dodatečným daňovým doměrkům. Znalost komunikace s úřady a jejich postupů urychluje vyřízení a zabraňuje zbytečným komplikacím.
Máme zkušenosti s elektronickou komunikací přes datové schránky a ePortály úřadů, což zrychluje vyřizování. Poskytujeme proaktivní informace o změnách legislativy a jejich dopadu na váš byznys.
Právní podpora pro podnikání
Právní problémy mohou být nákladné a zdržující. Poskytujeme základní právní poradenství v oblastech souvisejících s provozem e-shopu.
Naše právní služby:
- Smlouvy – kontrola, tvorba a revize obchodních smluv (dodavatelé, odběratelé, marketingové agentury)
- Obchodní podmínky – tvorba VOP pro e-shop v souladu s občanským zákoníkem
- GDPR poradenství – zásady zpracování osobních údajů, informační povinnost, consent
- Pracovně-právní poradenství – smlouvy, ukončování, problematičtí zaměstnanci
- Reklamace a spory – komunikace se zákazníky, řešení reklamací, předsoudní vyjednávání
- Ochrana spotřebitele – compliance s legislativou, odstoupení od smlouvy, vrácení peněz
- Vymáhání pohledávek – upomínky, předžalobní výzvy, spolupráce s inkasními agenturami
- Obchodní spory – předsoudní vyjednávání s dodavateli a odběrateli
- Registrace ochranných známek – ochrana brand name, loga, sloganů
- Autorská práva – používání fotografií, textů, licence software
Benefit pro váš byznys: Včasné právní poradenství může předejít drahým soudním sporům – průměrná cena sporu je 50 000 – 300 000 Kč včetně advokátních nákladů. Správně nastavené VOP a GDPR compliance chrání před pokutami od ČOI a ÚOOÚ. Efektivní vymáhání pohledávek může zvýšit úspěšnost inkasa o 30-50% oproti vlastním snahám.
Spolupracujeme s advokátními kancelářemi specializovanými na obchodní právo a e-commerce, takže můžeme zajistit pokročilé právní služby podle potřeby.
Controlling a finanční řízení
Pomůžeme vám mít přehled o finančním zdraví firmy a činit informovaná rozhodnutí založená na datech.
Controlling služby:
- Cash flow management – sledování příjmů a výdajů, predikce likvidity
- Finanční plánování – roční rozpočty, plánování investic
- Analýza rentability – ziskovost podle produktů, kategorií, zákazníků
- KPI dashboardy – vizualizace klíčových finančních ukazatelů
- Cost controlling – analýza a optimalizace nákladů
- Pricing analýzy – nastavení cen pro maximalizaci zisku
- Break-even analýzy – výpočet bodu zvratu pro nové produkty/projekty
- Investment analysis – vyhodnocení návratnosti investic (ROI, NPV)
- Benchmarking – porovnání s průměrem odvětví
- Finanční reporting – pravidelné reporty pro majitele/management
Benefit pro váš byznys: Systematický controlling může zvýšit ziskovost o 15-30% odhalením neefektivit a optimalizací nákladů. Včasné varování před problémy s cash flow zabraňuje platební neschopnosti – 82% malých firem končí kvůli špatnému řízení cash flow. Data-driven rozhodování eliminuje drahé chyby založené na intuici.
Vytváříme customizované dashboardy v Excel, Power BI nebo Google Data Studio s automatickou aktualizací dat z účetního systému.